Es importante digitalizar a su personal de recepción
Su personal de recepción debe estar familiarizado con las distintas herramientas de su agenda online, de lo contrario, no estará aprovechando la totalidad de su inversión.
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Cuando hablamos de mejorar la gestión del tiempo en la recepción de la consulta médica, recomendamos directamente reducir las tareas tradicionales que se han realizado de la misma manera a lo largo del tiempo. ¿Por qué? Hemos descubierto que las necesidades de los pacientes al gestionar sus citas médicas giran en torno a 3 aspectos principales: velocidad, autonomía y disponibilidad.

Estos 3 aspectos no se llevan muy bien con la forma tradicional de gestionar recepciones que todos conocemos. De hecho, son completamente opuestos.

La forma de llevar a cabo las tareas ha cambiado

La digitalización de las tareas de recepción es la forma más eficiente de optimizar el tiempo de gestión de una recepción de consulta médica. Agiliza los procedimientos para los pacientes, dejando más espacio para que el médico o la recepcionista atiendan otras tareas. Otorga autonomía al paciente para que él mismo pueda seleccionar los servicios que necesita y en un amplio rango de tiempo, desde la gestión.

Reglas inteligentes para digitalizar su recepción

 

1-. Disminuir el uso de la agenda de papel y las llamadas telefónicas:

La agenda en papel en estos tiempos resta mucho tiempo en una recepción. Si contáramos todas las veces que se acude a ver la agenda cada vez que su recepcionista contesta una llamada, se sorprendería.

Hagamos un cálculo rápido: una sola llamada puede demorar aproximadamente 4 minutos, si la recepción recibe un mínimo de 15 llamadas por día, serían más o menos 5 horas semanales sólo en atender llamadas y revisar la agenda. 

¿Cómo hacerlo?
Agregue reservas a su agenda + Agregue a sus pacientes

¿Qué le permite?:
- Tendrá la información de sus pacientes en un software seguro con protección GDPR (en caso de pérdida de la agenda).

- Encontrará rápidamente a sus pacientes para las próximas citas, mejor uso del tiempo, etc.

2-. Enviar comunicaciones digitales a los pacientes


Algo que no se podría hacer con agenda tradicional. Su recepcionista puede, de forma masiva, enviar campañas a los pacientes que reservaron para esa semana  a través de las campañas para recordarle a los pacientes la fecha reservada y sentir un seguimiento personal del médico.

Otra forma de comunicarse es enviando mensajes individuales por SMS desde su agenda online. Hoy en día recibir una llamada no esperada se considera algo invasivo, pero recibir un mensaje por SMS de recordatorio de su cita, permite que los pacientes lo lean siempre que puedan. También ahorra tiempo evitando hacer llamadas repetitivas al mismo número, si el paciente no responde .


¿Cómo hacerlo?: Campañas de envío y SMS
¿Qué le permite? Evitar llamadas una a una (ahorro de tiempo), ofrecer un seguimiento personal de sus pacientes.

 

Si desea saber más o capacitar a su equipo de Recepción con nuestros asesores de Doctoralia, contacte con su asesor. 

 

Autor: Kristian Osornio

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